Bizden Haberler
Alfabetik Menü
Personel Özlük Dosyası Bulundurma Zorunluluğu Ve Müeyyidesi
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesine göre işverenler, çalıştırdıkları her personel için özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Personel hakkında tüm bilgilerin ve evrakların bulunduğu özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. İncelemeye yetkili kişiler (vergi idaresi, SGK, iş sağlığı ve güvenliği, uyuşmazlıklarda mahkemeler vb.) tarafından istenmesi durumunda, gösterilmesi zorunludur. İşletmenin personel özlük dosyası bulundurmaması durumunda ise 104’üncü madde gereği 2025 yılı için 21.213,00 TL ceza uygulanmaktadır.
Özlük dosyası oluşturulması, muhafazası ve bu zorunluluğa uyulmaması halinde uygulanacak müeyyideler aşağıda düzenlenmiştir.
1- İşe Başlamada Alınması Ve Dosyalanması Gereken Evraklar:
Nüfus cüzdanı fotokopisi
Nüfus Aile kayıt örneği
Yerleşim Yeri Belgesi
Sağlık raporu
Kan grubu kartı
Diploma fotokopisi
Adli sicil kaydı
2 adet vesikalık fotoğraf
Aile durumunu bildirir belge
Askerlik durum belgesi
İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
SGK işe giriş bildirgesi
Önceki işyerinden alınmış Çalışma Belgesi
2- İşçinin Kişisel Özelliğine Göre Özlük Dosyasına Konulması Gereken Evraklar:
İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi
Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge
Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge
Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi
3- İşin Özelliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar:
İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları
İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi
Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu
Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu
Ağır ve tehlikeli işlerde çalışabileceğine dair sağlık raporu
Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi
4- İşçinin İşine Devam Ettiği Müddetçe Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar:
Yıllık izin formu
Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları
Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri
İş göremezlik ve istirahat raporları
İş kazası tutanağı
Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları
Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
İşçi ile ilgili resmi yazışmalar
İmzalı bordro ya da ücret pusulaları
Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge
İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
5- İşçinin İşten Ayrılması Durumunda Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar:
İstifa dilekçesi
Fesih bildirimi
İbraname ve ihbarname
SGK İşten ayrılış bildirgesi
Hizmet belgesi
Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge
İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler
Çalışma belgesi
6- Personel Özlük Dosyalarının Muhafaza Yükümlülüğü Süresi:
Özlük dosyalarının;
- Vergi uygulamaları bakımından 5 yıl,
- SGK uygulamaları bakımından 10 yıl,
- İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları bakımından 15 yıl
Saklanması zorunludur.
7- Personel Özlük Dosyasının Bulundurulmaması Halinde Uygulanacak Müeyyideler:
İşveren işletmenin, personel özlük dosyası bulundurmaması halinde 104’üncü maddeye göre 2025 yılı itibari ile 21.213,00 TL ceza uygulanmaktadır.
Saygılarımla,
-Yazılarımızda yeralan açıklamalar sadece bilgilendirme amaçlı olup, vergiyi doğuran olay ve diğer yükümlülüklerin özelliğine göre farklılıklar oluşabileceğinden tereddüt edilen hususlarda konusunda uzman bir danışmandan veya yetkili kurumlardan görüş alınması gerekmekte olup, sadece sirkülerimiz esas alınarak yapılacak işlemler sonucunda doğabilecek zararlardan müşavirliğimiz sorumlu tutulamaz.
